Universitas Sumatera Utara Siapkan Infrastruktur Menyambut New Normal

Medan, 1 Juni 2020 – Universitas Sumatera Utara (USU) mempercepat persiapan infrastruktur dan protokol kesehatan untuk menyambut skenario bekerja “new normal” bagi ribuan pegawainya. Langkah ini diambil menyusul rencana pemerintah melonggarkan pembatasan sosial berskala besar secara bertahap, dengan tetap menempatkan keselamatan sivitas akademika sebagai prioritas utama.

Langkah Awal: Renovasi Fisik di 20 Unit Kerja

Tahap pertama yang telah dimulai sejak pertengahan Mei adalah renovasi ruang kerja di 20 unit kerja yang tersebar di lingkungan kampus Padang Bulan. Kantor Biro Rektor, Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, serta Fakultas Ekonomi dan Bisnis menjadi garda terdepan dalam penyempurnaan tata letak. Sebanyak 350 bilik kerja baru kini dilengkapi dengan sekat akrilik transparan setinggi 120 cm untuk menekan risiko droplet tanpa menghalangi komunikasi visual antarrekan kerja. Pada area pelayanan publik seperti BAAK, BAU, dan perpustakaan, juga dipasang meja layanan berpembatas kaca serta penanda jarak antre minimal 1,5 meter seperti yang direkomendasikan oleh Kementerian Kesehatan.

Tak hanya itu, tim teknis USU juga mengganti sistem tata udara di 12 ruang rapat utama dengan pemasangan exhaust fan tambahan dan filter HEPA untuk meningkatkan sirkulasi udara. Total anggaran yang telah disalurkan untuk tahap renovasi awal ini mencapai Rp2,8 miliar yang bersumber dari dana operasional dan efisiensi anggaran lainnya.

Pemasangan Fasilitas Penunjang Kesehatan

USU juga memasang 150 unit wastafel portabel di setiap pintu masuk gedung, serta 220 dispenser hand sanitizer otomatis berbasis sensor di titik-titik strategis. Setiap gedung akan menjalani penyemprotan disinfektan dua kali sehari oleh tim kebersihan yang telah mendapat pelatihan khusus. Rektor USU, dalam keterangan tertulisnya, menyebutkan bahwa pengadaan alat pelindung diri bagi tenaga kependidikan dan dosen dilakukan secara bertahap, mencakup 50.000 masker medis dan 2.000 face shield sebagai stok cadangan.

Protokol Kesehatan dan Penjadwalan Kerja Bergilir

Skenario bekerja new normal yang disiapkan USU tidak hanya mengandalkan perangkat keras. Seluruh pegawai—yang tercatat sejumlah 3.050 orang—akan melalui pemeriksaan suhu tubuh di pintu gerbang kampus dan lobi utama setiap fakultas. Disiapkan pula tiga bilik isolasi sementara di dekat poliklinik universitas untuk penanganan awal jika ditemukan individu dengan suhu di atas 37,5 derajat Celsius.

Guna memastikan physical distancing tetap berjalan, USU menerapkan sistem kerja shift 50% dari kapasitas normal. Artinya, setiap hari maksimal hanya 1.500 pegawai yang diperbolehkan berada di lingkungan kampus. Kepala Biro Umum dan Kepegawaian, Drs. Marwan Siregar, M.Si., menegaskan bahwa penjadwalan akan dilakukan secara ketat melalui aplikasi kehadiran daring yang baru dikembangkan.

“Kami sudah menyusun daftar rotasi untuk seluruh pegawai, termasuk tenaga laboran dan petugas administrasi. Setiap pegawai hanya masuk dua hingga tiga hari dalam satu pekan dan akan dikombinasikan dengan kerja dari rumah secara penuh di hari lainnya. Dengan demikian, kapasitas ruangan tidak pernah melebihi 50% dan interaksi fisik dapat diminimalkan,” ujarnya dalam konferensi pers daring, Senin (1/6).

Pelatihan dan Simulasi New Normal

Untuk memastikan kesiapan mental dan disiplin warga kampus, USU menggelar seri pelatihan daring bertajuk “Adaptasi Kebiasaan Baru di Lingkungan Kerja” yang diikuti oleh seluruh pimpinan fakultas, program studi, hingga staf kebersihan. Materi pelatihan mencakup teknik mencuci tangan yang benar, etika batuk dan bersin, prosedur pemakaian masker, hingga tata cara pelaporan mandiri jika mengalami gejala.

Sebagai puncak dari persiapan, akan digelar simulasi pada 13 Juli 2020 dengan melibatkan 500 pegawai sampel dari berbagai unit. Simulasi akan menguji alur masuk kampus, respons terhadap temuan suhu tinggi, serta kedisiplinan dalam menjaga jarak di ruang rapat dan kantin.

Jadwal Implementasi

Tim Gugus Tugas COVID-19 USU telah menyusun peta jalan implementasi bertahap:

1. 8–30 Juni 2020: Finalisasi renovasi fisik dan pengadaan alat kesehatan di seluruh gedung layanan administrasi.
2. 1–12 Juli 2020: Distribusi masker, face shield, dan pemasangan seluruh penanda jarak fisik di area kampus.
3. 13 Juli 2020: Simulasi penuh dengan peserta terbatas.
4. 27 Juli–Agustus 2020: Penerapan sistem shift 50% secara bertahap, dimulai dari fakultas kesehatan dan administrasi pusat, lalu meluas ke seluruh unit.

Evaluasi akan dilakukan setiap dua pekan untuk menyesuaikan skenario dengan perkembangan kasus di Kota Medan.

Dukungan Teknologi untuk Minimalkan Kontak

Sejalan dengan transformasi fisik, USU memperkuat infrastruktur digitalnya. Tim TIK USU telah menyiapkan platform e-office terintegrasi yang memungkinkan sebagian besar surat keputusan, disposisi, dan tanda tangan dilakukan secara elektronik. Akses VPN yang stabil pun diberikan kepada dosen dan staf sehingga penelitian serta rapat daring tetap berjalan tanpa hambatan teknis.

“Kami memanfaatkan momentum ini untuk mendorong perubahan budaya kerja menjadi lebih digital dan efisien. Setelah pandemi berlalu, sistem ini akan tetap dipertahankan sebagai bagian dari transformasi menuju kampus berstandar internasional,” tambah Marwan.

Dengan seluruh persiapan tersebut, USU optimistis mampu menyeimbangkan produktivitas kerja dan keselamatan warga kampus. “New normal bukan sekadar kembali bekerja seperti semula, melainkan bekerja dengan cara baru yang lebih peduli pada kesehatan bersama,” tutup Rektor USU dalam pernyataannya. Pihak universitas terus mengimbau seluruh civitas untuk tetap mematuhi protokol saat uji coba dimulai.